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Truco para gestionar el email

Por Rafael Valero

Ayer estaba hablando con un par de empresarios con los que suelo tomar café, y salió un tema que es recurrente en muchas conversaciones entre empresarios.

Verás.

En un momento dado, uno de ellos le preguntó al otro:“¿Y tú cómo lo llevas?”

Ya sabes, la típica pregunta de cortesía.

El otro, con lo que a mí me pareció verdadero hastío, le respondió: “El correo electrónico me tiene amargado. Cada día recibo más y ya no sé cómo hacerlo. Es como si mi trabajo fuera solo gestionar correos”

Y seguidamente, ambos se giraron hacia mí.

Yo no sé si lo hicieron para que les diera un consejo, o porque querían saber si yo también padecía este problema.

Pero como soy un blando y voy repartiendo consejos gratis a diestro y siniestro, pues les di un consejo.

Quizá no lo querían, pero yo se lo di.

Y ya que estoy, pues también te lo voy a dar a ti, por si fueras uno de esos empresarios agobiado con los emails.

Pero has de saber que yo no utilizo este sistema que te voy a explicar.

Lo he utilizado y va muy bien, pero ahora tengo un método más elaborado que incluye mi gestor de tareas.

En fin, la cosa va así.

Créate 2 carpetas en tu gestor de correo electrónico.

A una, llámala: “releer”.

Y a la otra, llámala: “responder”.

Bueno, en realidad puedes ponerles los nombres que quieras.

A partir de aquí, cada vez que mires un email tienes 3 opciones.

1- Si cuando abres un email lo das por leído al 100%, o lo respondes en ese momento, archívalo.

2- Si el email que has abierto es largo, interesante, o tiene información de valor para ti, y no requiere respuesta, mételo en la carpeta “releer” para leerlo más adelante con más tiempo.

3- Y si el email has de responderlo, pero requiere de reflexión o de búsqueda de datos o información, mételo en la carpeta “responder”.

El fin, por si es que no te has dado cuenta, es que lo saques de la bandeja de entrada.

Y esto es por 2 razones básicamente.

La primera, porque si tienes la bandeja de entrada vacía, desaparece esa sensación de agobio por tener tareas pendientes, y tu mente se enfoca más a tope en lo que sea que hagas a continuación.

Y la segunda, porque si los dejas ahí, cada vez que entres al correo puede que caigas en abrir emails que ya habías mirado porque no te acuerdas de qué iban.

O sea, que ganas claridad mental y ahorras tiempo.

Evidentemente, esto no se acaba aquí, porque no por meter los emails en esas carpetas se van a gestionar, ¿verdad?

Lo que tienes que hacer es programarte en tu calendario cuándo vas a revisar cada una de las carpetas.

Puedes crear un evento del tipo “gestionar el email” y en ese tiempo revisas ambas carpetas.

O lo que yo te recomiendo, que crees dos eventos, uno pare leer, y otro para responder, porque tu actitud frente a cada una de esas tareas es muy distinta, y mezclar no suele ser muy productivo en este caso.

Y sé realista en cuanto al tiempo que te programes, porque si programas de menos nunca desatascarás esas carpetas.

Y ya está.

Es así de fácil.

¡Que pases un buen día!
Rafael Valero

PD – Deberías obsesionarte con mantener la bandeja de entrada vacía.

PD2 – Si quieres que te ayude a configurar la gestión de tu email, ya sabes dónde encontrarme.

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