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Si quieres perder dinero haz reuniones a media mañana

Por Rafael Valero

Mira, te voy a explicar por qué no deberías hacer reuniones a media mañana.

Ni tuyas con clientes, proveedores, o visitantes varios.

Ni desde luego, con tus empleados.

Es por una cuestión de costes.

Pero te lo voy a explicar, porque muchos no se paran a pensarlo.

Verás, si tú convocas una reunión de 1 hora con tus empleados, y te da por calcular cuánto te ha costado esa reunión, pues seguramente harás la cuenta de la abuela.

Es decir, 1 hora de reunión por X euros que te cuestan los empleados = coste de la reunión.

Sin embargo, se te olvida un detalle.

Y es que, la mayoría de los empleados, y especialmente aquellos que no estén acostumbrados a reuniones, dejan de estar enfocados en sus tareas habituales al menos media hora antes de que empiece la reunión.

Pero no acaba todo ahí.

Es que, cuando termina la reunión, también tardan una media hora en volver a ponerse con lo suyo.

Ya sea porque se entretienen comentando con el resto de asistentes, o porque se van a hacer un café.

O simplemente, porque tardan unos minutos en volver a centrarse en aquello que estuvieran haciendo.

O sea, que lo que tú estimabas como 1 hora, al final son 2, o muy cerca de 2.

Y el problema no es solo que tu coste se dobla, es que, encima, en esa hora extra con la que no contabas, tampoco se está adelantando trabajo.

Este cálculo lo puedes hacer igual aunque la duración de la reunión sea de 20 minutos.

¿Y cómo evitarlo?

Pues mira, lo que yo hice en su día fue poner las reuniones a primera o última hora de la mañana.

Es decir, que si los empleados empezaban a las 9h, esa era la hora de comienzo de la reunión.

Así al menos me evitaba la pérdida de antes de la reunión.

Y si no podía hacerlo a primera hora, calculaba el tiempo que me iba a llevar la reunión y la convocaba para que su finalización cuadrara con su hora de salida.

Porque así me ahorraba la pérdida del después de la reunión y, además, me aseguraba de que terminaría en el plazo marcado porque los empleados querrían irse a casa.

En fin, que a donde voy es que cuando planifiques acciones que incluyan empleados, tienes que abrir las miras y ver mucho más allá de lo que es evidente.

¡Que pases un buen día!
Rafael Valero

PD – Si fuera fácil dirigir lo haría cualquiera.

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