A veces, por muy organizados que estemos, las circunstancias hacen que tengamos que enfrentamos a proyectos que se salen de lo habitual, y que para sacarlos con éxito requieren de sistemas o herramientas que también son distintas a las que generalmente utilizamos.
Y una de esas herramientas podría ser Scrum, que aunque es un método usado habitualmente para el desarrollo de software, también puede ser muy eficaz para cualquier otro tipo de proyecto.
Qué es Scrum
Scrum es un método de gestión de proyectos basado en la metodología ágil que ayuda a equipos a trabajar de manera colaborativa y flexible, estructurando y gestionando el trabajo con transparencia, y usando la experiencia y la reflexión de victorias y derrotas para mejorar.
Cómo implementar Scrum
1- Crea el backlog
El backlog es la lista de tareas o cosas que hay que realizar.
Por ejemplo, si vas a trasladar tus oficinas a otro lugar, deberías apuntar todo lo que hace falta hacer antes, durante y después del traslado:
- Buscar cajas y empaquetar los ordenadores
- Tapar los agujeros de las paredes y pintar (para que no penalicen el depósito del alquiler)
- Buscar una empresa de mudanzas
- Analizar qué no hace falta trasladar y llevarlo a reciclaje
- Etc.
2- Decide la duración de los Sprints
Un Sprint es una duración limitada del tiempo se va a estar trabajando en cada grupo de tareas, o en una tarea en concreto.
Lo normal es que los Sprints duren entre 1 y 4 semanas, pero lo puedes adaptar a tus necesidades.
El objetivo es que lo que haya que hacer se logre dentro del plazo que estipules.
3- Tenlo todo visible en un tablero
En Scrum la transparencia es muy importante, y por eso tener todo lo que está en marcha, lo que está pendiente y lo que se ha hecho ya, de manera que cualquier integrante del equipo pueda verlo, es fundamental.
4- Ya estás listo para empezar a trabajar
La manera de abordar el trabajo es a través de reuniones diarias de 15 minutos llamadas “daily Scrum”, que deberían realizarse a la misma hora y en el mismo lugar, y en las que se delega el trabajo, se verifica el progreso de las tareas en marcha, se discuten los obstáculos que se puedan tener, y se toman decisiones.
5- Después de cada Sprint se hace análisis
Una vez finalizado cada Sprint hay que analizar los resultados a través de lo que en Scrum se llama: revisión y retrospectiva
Es en este momento cuando se revisa lo que se ha hecho y lo que no, y se habla de lo que salió bien, de lo que pudo haber ido mejor, de las sorpresas y de las lecciones aprendidas.
Y esta parte es muy importante porque es cuando puedes hacer cambios para mejorar en los próximos Sprints.
6- Planifica el siguiente Sprint
En función de lo que ya está hecho y los plazos que tenéis, revisa el backlog y decide qué es lo siguiente en que deberá trabajará el equipo.
Y así serán todos los ciclos hasta que finalice el proyecto.
Valores en que se basa Scrum
Compromiso: es importante que el equipo esté comprometido a lograr los objetivos establecidos en cada Sprint, porque si no lo hay no funcionará.
Transparencia: el proceso y el trabajo debe ser visible para todos los que realizan el trabajo.
Enfoque: el equipo debe enfocarse en lo programado en cada Sprint y en nada más.
Respeto: todos son independientes y se respetan mutuamente
Y poco más.
Es cierto que lo he resumido mucho para que este email no se hiciera muy largo, pero lo más básico para que puedas implementarlo y hacerlo funcionar sí que lo tienes.
De todas formas, si crees que este podría ser un sistema adecuado para tu caso, o quieres que analicemos otro método más idóneo para tu caso, hablemos.
Que la productividad te acompañe!
Rafael Valero
PD – La capacidad de adaptarte a las circunstancias te hará más productivo.
