La productividad no es una cuestión de las herramientas o las aplicaciones que se utilicen, sino de la actitud que se tenga.
Sin embargo, como muchas veces me preguntan que qué herramientas de productividad recomiendo, o que cuáles utilizo yo, pues he pensado que relacionarlas estaría bien.
Más que nada, porque la actitud muchas veces no es suficiente.
Aunque en este caso no voy a hacer referencia a ningún tipo de aplicación en concreto, porque hay tantas que esto se haría eterno y prefiero hablarte de cada una en próximos emails.
Venga, vamos allá:
Gestión de tareas
Para empezar, y como básico y fundamental, necesitas un lugar donde llevar anotadas todas tus tareas, y lo ideal es que el sistema que utilices te permita filtrarlas o dividirlas por tipos o contextos.
Calendario
También es importante que manejes un calendario para las citas o eventos que tienen un día y una hora específicas para ser realizadas.
Gestión de proyectos
Mucha gente utiliza la misma aplicación o sistema de tareas para gestionar los proyectos, pero esto es un error porque sólo te complica la vida. Lo ideal es que tengas un lugar separado de las tareas para planificarlos y gestionarlos, especialmente si trabajas en equipo.
Archivo de documentos
También necesitas un lugar donde almacenar todos aquellos documentos, imágenes, etc, que utilices habitualmente o que te sirvan de referencia futura.
Comunicación
Lógicamente necesitas estar en contacto con el resto del mundo, tanto externo, como de tu propia organización, y aunque ya están estandarizadas las 2 más habituales (email y WhatsApp), lo suyo es que analices el tipo de comunicación que sueles -o quieres- mantener, y que la elijas en consecuencia.
Con estas ya tienes más que suficiente para tener bien controlada tu productividad.
Ahora bien, también puedes complementarlas con:
Gestión de notas
Puedes buscar una aplicación de notas digitales o de mapas mentales para que te ayuden con todos los procesos de planificación y organización.
Gestión del tiempo
Medir cuánto dedicas -tú o tu equipo- a cada tarea es una buena manera de obtener información que te servirá para la toma de decisiones.
Y ya está
Pero si te sirve de algo mi experiencia, lo ideal es que tengas las mínimas posibles, o sea, una por tipo, porque si utilizas demasiadas por querer ser más productivo o tener mayor control, lo que seguramente conseguirás es todo lo contrario.
Y también, procura que sean lo más simples posibles, porque el mayor valor de este tipo de herramientas es que sean funcionales y fáciles de manejar (y de aprender)
Disfruta del día!
Rafael Valero
PD – Es importante que antes de ponerte a elegir qué herramientas utilizar, analices con frialdad cuáles son tus necesidades concretas.
PD2 – Si necesitas que te ayude a analizar cuáles serían las mejores en tu caso, sólo dímelo.
