Muchos de los empresarios que contratan mis mentorías, por no decir todos, lo hacen porque su nivel de agobio ya está en puntos insostenibles.
Viven en un estrés constante.
Trabajan muchas horas y no avanzan.
Se pasan muchas noches en vela intentando cuadrar mentalmente su agenda del día siguiente, porque son tantas las cosas que tienen que hacer, que las horas no les bastan.
Y lo que esperan es que yo les dé la píldora mágica que solucione todos sus problemas de desorganización.
Pero tengo una mala noticia.
Yo no tengo esa píldora mágica.
De hecho, no existe.
Aunque también tengo una buena noticia.
Y es que, existe una técnica de gestión de tus tareas, que te aseguro que te ayudará a avanzar como nunca antes lo has hecho.
Es sorprendente.
Ya verás.
Mira.
La mayoría de los empresarios organizan sus tareas según la importancia que tengan.
Y no es un mal método.
Pero tiene un fallo.
Y es que no se tiene en cuenta las ganas que tengas de trabajar.
Sí, ya sé que suena absurdo.
Porque da igual si tienes o no ganas de trabajar, porque hay que hacerlo si quieres seguir facturando, ¿verdad?
Pero en ningún lado dice que tengas que hacerlo siempre siguiendo la lógica de lo importante o lo urgente.
Verás.
Si analizamos tu jornada de trabajo, seguro que se parece bastante a esto:
Desde que llegas a tu empresa, y hasta bien entrado el día, te lo pasas solucionando marrones de los empleados, los clientes o los proveedores.
Contestas emails y llamadas, visitas o atiendes clientes, haces presupuestos, etc.
No paras de trabajar, pero no has hecho las que de verdad son tus tareas.
¿Y cuándo te pones con ellas?
Pues cuando la cosa ya se está tranquilizando y puedes encerrarte en tu despacho.
O incluso cuando ya has cerrado la empresa y puedes quedarte solo sin que nadie te moleste.
Pero el problema es que a esas alturas ya estás cansado y lo que quieres es marcharte a casa.
Aunque la responsabilidad “te obliga” a seguir trabajando.
La cuestión es que el cansancio no es un buen amigo de la ejecución de tareas importantes.
Y por regla general hace que tardes el doble o el triple del tiempo que realmente haría falta.
Y encima, ni siquiera estás seguro de si lo has hecho todo lo bien que podrías.
Pero hay una solución.
Te va a sorprender.
Pero funciona.
Y es, quizá, el mejor consejo de gestión del tiempo que te voy a dar nunca.
Ahí va…
Consiste en organizar tus tareas según las ganas que tengas de trabajar.
Sí, suena raro.
Pero atiende.
Créate 3 listas.
A la primera llámala, por ejemplo: “Estoy a tope”
A la segunda llámala, por ejemplo: “Estoy a medias”
Y a la tercera llámala, por ejemplo: “Sin ganas”
Y mete en cada una las tareas pendientes según el nivel de “fuerza mental” que necesites para ejecutarlas.
En la primera, mete todas aquellas que requieran de alta concentración, como por ejemplo, definir estrategias, planificar, redactar una propuesta para un cliente grande, etc.
En la segunda, mete todas aquellas que requieren de que estés atento, pero que no sea necesaria una concentración extrema, como por ejemplo, revisar los resultados de ventas, mirar los pendientes de pago, responder emails, etc.
Y en la tercera, mete todas aquellas que puedes hacer sin apenas esfuerzo mental, como por ejemplo, leer artículos que hayas guardado, ordenar los documentos de tu mesa, archivar, etc.
La lógica para que esto funcione, es que tú tienes que hacer un montón de cosas distintas.
Para unas necesitas más concentración, y para otras menos o ninguna.
Pero todas hay que hacerlas.
Y no tiene nada que ver con la hora o el día que sea.
Porque no porque sean las 11h de la mañana de un miércoles, tú tienes que estar fresco como una rosa.
Puede que el día anterior fuera durísimo y estés cansado.
Y por mucho que intentes hacer algo que requiere de alta concentración, no te va a salir.
Pero si eres realista y te dedicas a tareas «menos duras», tú seguirás siendo productivo, y quién sabe, quizá a las 6 de la tarde te encuentres con las fuerzas que necesitas.
No hacerlo así, es por lo que muchas veces ves que tus listas de tareas no paran de crecer, y la sensación que tienes es de que no paras de trabajar, pero no avanzas.
Piensa que la mayoría de las veces lo importante no es cuándo lo haces, sino cómo te sientes cuando tienes que hacerlo.
Además, por regla general, cuando estás a tope de motivación y tu capacidad de concentración está en sus niveles más altos, la sensación que tienes si ejecutas tareas «menores» es de que estás perdiendo el tiempo.
Yo he probado infinidad de sistemas de organización, pero te aseguro que en momentos de alto estrés, esta técnica es la que más me ha ayudado.
Tú haz la prueba, y ya me contarás.
Y si aun así no consigues salir de tu desorganización y necesitas ayuda experta, contrata una de mis consultorías y lo trabajamos.
Disfruta del día!
Rafa Valero
PD – Esta técnica se puede complementar con el tiempo que tengas disponible, con el lugar en el que te encuentres, o con las herramientas de que dispongas. Pero ya lo veremos más adelante.
