Hace unos meses me contrató un empresario del sector transportes, al que vamos a llamar Carlos, porque según él tenía un problema de organización.
Algo que, como verás a continuación, no tenía nada que ver.
Carlos me contaba que tenían mucho trabajo y facturaban mucho dinero (+ 3 millones al año), pero que la empresa se le iba de las manos porque no conseguía estabilizarla a nivel económico.
En este caso, estabilizarla significaba poder pagar a todos los proveedores a tiempo y conseguir una nómina decente.
Porque desde hacía un tiempo se pasaba la vida negociando con proveedores para aplazarles los pagos.
Y su propia nómina apenas rondaba los 1500€ al mes, que además no todos los meses podía cobrarla.
La verdad es que así, de primeras, lo que más raro me parecía es que solo pudiera cobrar esa nómina, y no todos los meses, facturando más de 3 millones.
Pero las cosas raras en las empresas y con los empresarios son una constante en mi trabajo.
Y el hecho de facturar mucho no implica que se gane mucho.
Así que empezamos a analizar la situación, a ver dónde estaba el problema.
En el proceso de análisis, los motivos que Carlos alegaba que eran los que causaban esta situación, se resumían en 2:
1- Que los costes de combustible estaban subiendo muchísimo, pero él no podía subir los precios a sus clientes, porque eran estos los que marcaban las tarifas.
2- Que las nóminas de los empleados eran muy altas, pero no trabajaban todo lo que podrían.
Así que de primeras, nos ponemos a trabajar sobre estos motivos, porque eran los que Carlos quería solucionar.
Prácticamente, enseguida me doy cuenta de que los problemas reales de la situación de la empresa de Carlos no eran estos que él creía.
Porque aunque sí ayudaban a empeorar la situación y había que solucionarlos, no eran los causantes.
Las nóminas no eran tan altas como él pensaba, y los empleados no vivían del cuento.
Y lo de no poder subir los precios… Pues bueno, era más una creencia que él tenía en su mente.
Pero estos temas los trataremos en próximos emails, porque tienen tela.
Mejor vamos a centrarnos en el problema real que causaba la situación, y que Carlos, como otro buen puñado de clientes a los que he mentorizado, no había sido capaz de identificar.
Todo partía de que no tenía absolutamente ningún control de la tesorería.
Él hacía sus cuentas cada mes para saber si ganaba o perdía, pero las hacía al estilo de la vieja.
Es decir, sumaba la facturación y restaba los gastos, y si el resultado era positivo, pues daba por sentado que estaba ganando dinero.
Lo que pasa, es que él cobraba como máximo a 30 días, pero pagaba a 90 días.
Y eso le hacía pensar que ganaba mucho dinero porque veía las cuentas del banco a rebosar.
Esta falsa realidad le llevó a invertir en más y mejores camiones, en una nave más grande, e incluso en otro negocio distinto.
Y todo fue bien al principio.
Hasta que la rueda de pagos se inició y no tenía dinero para hacer frente.
Su primera solución fue pedir una póliza de crédito porque pensó que era un problema puntual que se solucionaría en un par de meses.
Además, en el banco le aconsejaron que era la mejor opción.
Pero como seguía sin controlar la tesorería, esto empeoró la situación.
Porque como él seguía creyendo que el problema era puntual, al volver a tener disponible, en vez de guardar para el futuro, pues continuó invirtiendo para seguir creciendo.
Al cabo de un tiempo, pues tuvo que pedir una ampliación de póliza para poder seguir pagando.
Después llegó la negociación con proveedores para aplazar pagos.
Y al final, la devolución de recibos.
El problema de base lo solucionamos con una simple hoja de cálculo.
Que aunque no arreglaba la situación en la que se había metido, sí que le daba la información mínima necesaria para saber dónde estaba su dinero, y cuánto era el disponible real que tenía.
Algo que ya era un paso de gigante.
Lo demás ya es un trabajo que requiere de más tiempo y un buen puñado de cambios a todos los niveles.
La conclusión de todo esto, es que gestionar una empresa no es un trabajo fácil. Pero se complica aún más si ni siquiera sabes en lo que tienes que fijarte.
Y aunque el marketing, las ventas y todo eso es muy importante, la gestión del dinero es básico si no quieres tener problemas.
Porque estoy harto de ver empresas que podrían tener mucho éxito, pero que por falta de conocimientos de su propietario, se van al traste.
Y de poco te sirve tener las herramientas adecuadas si no sabes usarlas correctamente.
Porque Carlos disponía de un potente programa de facturación y de un contable.
Pero el programa lo usaban básicamente para hacer las facturas y no le sacaba todo el partido posible.
Y el contable se dedicaba únicamente a hacer la contabilidad y presentar los impuestos, pero no le daba la información que necesitaba para gestionar el día a día.
Todo esto está muy resumido, porque podría dar hasta para escribir un libro.
Pero lo que tú tienes que sacar de aquí por la cuenta que te trae, es que si no quieres ser un Carlos, tienes que evitar dejarte llevar por los cantos de sirena del dinero y controlar la tesorería.
Da igual que lo hagas en una libreta, en una hoja de cálculo, o en el programa más potente que puedas encontrar.
Pero hazlo exhaustivamente.
Porque no saber exactamente cuánto tienes y cuándo lo vas a tener, te puede hacer tomar decisiones de las que quizá te tengas que arrepentir.
Disfruta del día!
Rafa Valero
P.D. – Si estás pasando por una situación parecida y quieres que te ayude a solucionarla, ya sabes que puedes contar conmigo.
