Todos perseguimos más de un objetivo.
Todos tenemos más de un proyecto.
Y también todos tenemos más de una responsabilidad traducida en tareas rutinarias.
Entonces…¿por qué unos son capaces de llevarlo todo adelante casi sin despeinarse, y otros viven súper estresados cumpliendo apenas con las obligaciones diarias?
Pues por lo que te voy a explicar a continuación.
Verás, por mucho que nos gustaría, resulta prácticamente imposible llevar adelante todos esos objetivos y proyectos que queremos gestionar, de uno en uno.
Porque, por ejemplo, en circunstancias normales, no puedes dejar de dirigir a tus vendedores para poder contratar a uno nuevo.
O no puedes dejar de trabajar para aprender chino aunque parezca claro que al final nos dominarán.
Y como no puedes parar el mundo para dedicarte sólo a un proyecto, ni tampoco puedes, por mucho que te empeñes, trabajar en el mismo momento en 2 frentes diferentes.
Lo que necesitas es saber cómo coordinarte para convivir con varios objetivos y proyectos a la vez.
Y ahí es donde entran los conceptos de planificar y programar que te voy a explicar a continuación, y que para empezar, deben seguir esta secuencia.
Primero se planifica y después se programa.
Verás.
Planificar es determinar qué necesitas para completar cada proyecto u objetivo.
Es decir, saber qué hay que hacer, cuántas horas de trabajo le vas a dedicar a cada tema, qué recursos vas a necesitar, etc.
Y haciéndolo podrás saber el tiempo total que necesitarás para completarlo, si vas a poder adelantarlo, o no, en tu programación ante el resto de frentes, y también si está avanzando y cuánto.
Además, te da el control para ajustar cada uno en función del tiempo del que dispones (que normalmente variará cada semana), y te quita presión porque puedes elegir de manera realista qué puedes hacer, o no.
Por otro lado, programar es adjudicar a tus planes el momento exacto en que vas a hacer cada cosa.
Es decir, que es plantarte delante de tu calendario y anotar en las horas que tengas libres lo que quieres hacer de cada uno de tus proyectos u objetivos.
Y es en este momento cuando decides si lo nuevo que quieres programar es más importante, o no, que lo que ya tengas programado previamente, y hacer los cambios oportunos.
De esta manera sabrás qué tienes que hacer en cada momento, tendrás controladas tus listas de tareas, y también podrás utilizar el tiempo de manera inteligente.
Pero sobre todo, te permitirá no sentirte mal por no estar trabajando cuando decides coger, por ejemplo, una tarde libre para cualquier tema personal.
Lo único que has de tener presente siempre a la hora de programar, es dejar huecos para los imprevistos, porque los habrán.
Pues si programas el 100% de tu tiempo disponible no tendrás margen, y te obligará, además, a dedicar tiempo a reorganizar.
En definitiva, y a grandes rasgos…
Planificar es definir qué has de hacer y cuánto tiempo has de dedicar a algo, y programar es decidir cuándo vas a hacerlo y plasmarlo en un calendario.
Y si lo haces, serás tú quien tenga el control de tu tiempo y lleve el timón.
Y si no lo haces, serás más como un velero que es arrastrado hacia el lado en que sople el viento.
Disfruta del día!
Rafael Valero
PD – Planificar y programar requieren de tiempo, pero como dijo alguien importante que ahora no recuerdo, cada minuto que dediques a planificar te ahorrarán 10 al ejecutar.
