Muchos empresarios con los que trabajo, me preguntan que cuál debería ser la duración perfecta para una reunión.
Y la verdad es que esta es una pregunta difícil de responder, porque hay tantas variantes, que arriesgarnos a definir un tiempo concreto podría ser más perjudicial que beneficioso.
Hay estudios que dicen que alargar una reunión más allá de los 30 o 40 minutos es contraproducente, porque a partir de ese tiempo los asistentes empiezan a mostrar fatiga.
Sin embargo, tampoco podemos agarrarnos a eso, porque no sirve para todos los casos.
Ya que, por ejemplo, no es lo mismo reunirte con 2 personas, que hacerlo con 7.
Igual que no es lo mismo tener sólo un tema a tratar, que tener varios.
Y si por querer ser más productivos, decidiésemos hacer reuniones con una duración máxima de 30 minutos, es probable que, en algunos casos, debiéramos realizar varias para terminar de tratar todos los temas.
Y ahí la productividad se iría al carajo, porque has de recordar que las reuniones no sólo ocupan el tiempo que duran, sino que también hay que sumarles posibles desplazamientos, preparaciones, etc.
Entonces, teniendo esto en cuenta, ¿cuál podría ser el tiempo perfecto de duración?
Pues mira, lo que yo creo es que éste será el que tú determines en función de las circunstancias, y no más.
O sea, que tienes que planificarla dándole prioridad a que sea productiva, y no sólo pensando en la duración.
¿Y cómo se hace eso?
Pues para empezar, evita dejarte llevar por el instinto que tenemos los que lideramos, de que cuando surge un problema convocamos una reunión.
Y una vez superado ese improductivo instinto, y aunque hay muchas otras variantes, creo que con lo que te expongo a continuación te bastará para que la productividad brille.
En primer lugar, define claramente los temas que se deben tratar. Y no te enrolles añadiendo cosas, por aquello de aprovechar que ya estáis reunidos.
Si sólo hay 1 tema a tratar, sólo se trata ese.
Lo siguiente es que analices escrupulosamente qué personas en concreto son las que más van a poder aportar a los temas a tratar.
Y no invites a nadie más. A nadie.
Y por último, determina cuánto tiempo estimas que debería intervenir cada uno de los asistentes para que el tema quede bien tratado.
Una vez que tienes estos datos, ya puedes definir la duración de la reunión.
Y si el resultado es que con 20 minutos bastarían, pues no la convoques para 30 minutos con la excusa de si…”por si acaso se complica”.
Porque eso sólo podría llevarte a caer en el efecto Parkinson, que establece que el trabajo se expande hasta llenar el tiempo asignado.
Y si bastasen 20 minutos para finiquitarla, como has dejado tiempo de margen, es más que probable que se discutan otros temas para llenar el vacío y que no tienen que ver con el fin de la reunión.
Y un detalle importante…
Cuando la convoques, indica claramente cuándo empieza la reunión, pero sobre todo, cuándo termina, y déjales claro a los asistentes qué se va a tratar y en qué o cómo quieres que participen, para que se lo preparen.
Y ya está.
Al final, como ves, el tiempo de duración ideal para una reunión productiva, es el que tú consideres que lo es. Y ni un minuto más.
Que la productividad te acompañe!
Rafael Valero
PD – Evita convocar las reuniones de 1 hora sólo porque es lo estándar, o porque queda mejor en el calendario.
PD2 – Si las puedes evitar, evítalas. Y si no puedes, haz que duren lo justo, y ni un segundo más.
