Hay un dicho muy acertado que dice que cuando todo es importante es que nada es importante.
O sea, que si a todo le das la misma importancia, da igual lo que elijas hacer.
Lo que pasa es que no siempre es fácil elegir qué hacer en un día concreto, especialmente si no tienes demasiado claro cuál es tu destino, y para cuándo quieres llegar ahí.
Pero si tenemos en cuenta que de las 8, 10 o 12 horas que trabajes al día, sólo 4 o 5 son realmente efectivas, pues tampoco te puedes volver loco eligiendo qué hacer.
Entonces.
Una manera de clasificar las tareas para que te resulte más sencillo elegirlas, podría ser esta:
Debes hacerlas
Se refiere a esas tareas que sí o sí tienes que hacer en ese día.
Es decir, esas que tienen una fecha límite para el día en que estás, o que es realmente importante que se hagan cuanto antes, para ti o tu empresa.
Por ejemplo: presentar un documento a un estamento oficial, renovar el seguro médico, despedir a un empleado, enviar un correo electrónico a un cliente, etc.
Deberías hacerlas
Se refiere a esas tareas que idealmente tendrías que hacer en ese día, pero que si las aplazas al día siguiente o más tarde, tampoco se va a hundir el mundo.
Por ejemplo: Programar publicaciones en redes sociales, hacer la compra, actualizar el plan de marketing, reservar un hotel, etc.
Podrías hacerlas
Se refiere a esas tareas que podrías hacer en ese día si tienes tiempo, pero que no es ni importante ni urgente hacerlas.
Por ejemplo: Leer el dossier de un proveedor, organizar tu mesa de trabajo, comprarte ropa, investigar la web de un competidor, etc.
Estaría bien hacerlas
Se refiere a esas tareas que te gustaría hacer, pero que si no se hacen no lo va a notar nadie.
Por ejemplo: Leer una revista, llamar a un amigo para saludar, limpiar el garaje, etc.
Estas cuatro categorías de tareas son relativas al día actual, o a mañana, si planificas tu lista de tareas el día anterior.
Y como ves, el método es bastante similar a la popular Matriz de Eisenhower, aunque viéndolas así es más simple de entender.
Lo único importante que has de tener en cuenta si usas esta categorización, es que no debes cargar la agenda, porque si metes demasiadas tareas, te frustrarás y no funcionará.
Y para que te hagas una idea, un número aproximado de tareas al día, obviando las que tienen fecha tope, podría ser:
1 o 2 de las de “Debes hacer”
2 o 3 de las de “Deberías hacer”
4 o 5 de entre las de “Podrías hacer” y las de “Estaría bien hacer”
Sinceramente opino que es un sistema demasiado simple y que se te puede quedar «corto» si tu volumen de trabajo es elevado, pero si quieres probarlo ahí lo tienes.
Que la productividad te acompañe!
Rafael Valero
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