Si hay algo realmente productivo, especialmente si eres empresario o diriges algún departamento, eso es el establecimiento de procesos y protocolos.
O sea, lo que coloquialmente podríamos definir como crear “guiaburros”.
¿Y por qué?
Pues porque es el modo de evitar que ese negocio o trabajo se convierta en una cárcel y/o que tú seas un esclavo.
Y sí, es verdad que es aburrido como pocas cosas, pero una vez que lo tienes hecho todo se ilumina.
Y lo sé porque lo he vivido en mis propias carnes, y porque estoy harto de ver cómo mis clientes viven agobiados por no pararse a hacer ni los más básicos.
Muchos no los crean porque ni se les pasa por la cabeza que esto haga falta.
Pero la mayoría no lo hacen porque no saben cómo hacerlo.
Si eres de los primeros, relee la cuarta frase.
Y si eres de los segundos, ahora te digo los 7 pasos fundamentales para crear procesos de los que de verdad funcionan:
1- Ponlo por escrito
Lo primero y más básico es redactar las instrucciones CLARAS del paso a paso que indiquen lo que se debe hacer.
Y es importante que se redacte de manera muy SENCILLA para que cualquiera, sólo por saber leer, ya pueda seguirlos.
2- Incluye enlaces
La mayoría de las tareas precisan de información relativa a otros procesos o que simplemente den apoyo técnico.
Por eso es importante que en el documento se incluyan los enlaces a esos otros documentos de soporte, para que no pierdan tiempo buscando.
3- Grábalo en vídeo
Este paso no es imprescindible, pero sí muy recomendable, porque la gente aprende mucho más si ve cómo lo hacen otros.
(De ahí buena parte del éxito de Youtube)
4- Define lo que significa: hecho
Al final del documento deja muy claro qué significa que esté hecho. Es decir, qué resultado se obtiene una vez que se hayan realizado todos los pasos.
5- Crea el checklist de comprobación
También es altamente recomendable que crees un checklist que sirva de comprobación de que la tarea está realizada correctamente, especialmente si ésta es compleja o el proceso es muy largo.
6- Incluye los recursos
En el documento también deberás indicar qué recursos o personas serán necesarios para la ejecución del trabajo.
Es decir, qué herramientas son las más indicadas para hacerlo, o con qué personas se debe interactuar.
7- Ponlo a prueba
Una vez que ya está todo creado, elige a alguien cuyo trabajo no incluya esta tarea y dile que siga el paso a paso para ver si es capaz de ejecutarlo sin problemas.
Si es capaz es que está bien hecho, y si no lo es, pues ya sabes, a revisar qué está fallando y reescribir esa parte.
Y ya está.
Como ves, no es complicado de hacer, sólo es laborioso.
Así que, ponte manos a la obra y elabora una lista con todos aquellos procesos más importantes, ordénalos por prioridad, y empieza a trabajar en ellos.
Que la productividad te acompañe!
Rafael Valero
PD – Si te da pereza o “no tienes tiempo” para hacerlo tú, delégaselo a algún empleado y tú simplemente haz el control.
