Desde que aprendí los fundamentos de la productividad, mi vida profesional ha sido siempre bastante “relajada”.
Pero hubo una etapa con mi empresa más grande (una en la que llegué a tener más de 100 empleados), en la que ni sabiendo organizarme con soltura lograba llegar a mi casa a una hora decente.
Al principio trabajar más horas y llegar más tarde a casa no me importaba porque estaba motivado con hacerla crecer.
Estaba eufórico y trabajar tanto incluso me hacía sentir bien.
Especialmente en la etapa de crecimiento más rápido.
Además, me decía a mí mismo que en cuanto se normalizase el crecimiento mi trabajo se relajaría y podría volver a trabajar con “tranquilidad”
Sin embargo, cuando llegó ese momento en que el crecimiento se ralentizó, mi trabajo no sólo no bajó, sino que encima el estrés iba en aumento, y por supuesto, seguía llegando muy tarde a casa por las tardes.
Al principio me auto engañaba pensando que ese era el precio que debía pagar por tener una empresa tan grande.
Pero después me acordé que eso es una estupidez, porque si fuera así nadie querría tener imperios empresariales.
Así que me puse a analizar dónde me estaba equivocando con mi organización.
No era el tipo de tareas que hacía.
No era que no delegara.
El problema eran las reuniones.
Tenía demasiadas reuniones.
Estaban las típicas de control que realizaba con mi personal (estrategia, marketing, ventas, áreas técnicas y finanzas), que de estas hacía una por día a primera hora de la mañana.
Pero estas no eran el problema.
El problema es que a medida que mi empresa se hacía más grande había más gente que quería reunirse conmigo.
- Proveedores que querían venderme cosas.
- Clientes que preferían hablar conmigo en lugar de con mi personal de ventas.
- Empleados que tenían distintas peticiones.
- Y esporádicos (amigos, conocidos, familiares) que también tenían cosas que compartir.
Y si a todo este montón de reuniones le sumaba que me iba reuniendo con ellos según los huecos que tenía en la agenda, pues ahí estaba el gran problema.
Es decir, que o yo mismo, o mi asistente, íbamos poniendo citas en mi calendario según los huecos que había libres.
Y esto provocaba que si tenía 10 o 12 reuniones a la semana, estuvieran desperdigadas entre los 5 días y a horas salteadas.
Mi agenda de reuniones era algo así más o menos:
- Lunes 3 reuniones
- Martes 1 reunión
- Miércoles 2 reuniones
- Jueves 4 reuniones
- Viernes 2 reuniones
Y claro, el problema de manejar una agenda así es que es muy complicado enfocarte en ninguna tarea como Dios manda.
Primero, porque necesitas tiempo para entrar en el enfoque.
Y segundo, porque a veces, entre reunión y reunión no tenía tiempo de ponerme con nada serio.
Así que no me quedaba otra que quedarme después de cerrar puertas para trabajar en los temas más importantes sin que nadie me molestara.
¿Te imaginas la solución que apliqué?
Pues fue tan simple como juntar todas las reuniones en un mismo día.
Es decir, que elegí un día fijo a la semana (en mi caso los jueves) para reunirme con quien fuera
Y llevaba los tiempos de duración a rajatabla.
Si la reunión debía durar media hora, duraba media hora y ni un minuto más.
Es verdad que con este sistema había gente a la que le daba cita a 2 o 3 semanas vista.
Pero también es cierto que cumplía con todos y que, además, conseguí ganar casi 2 horas al día y volver a casa a una hora decente.
Al final, con lo que te tienes que quedar, es que hacer crecer tu empresa no significa que tengas más trabajo.
Sólo cambia el tipo de tareas que haces y tienes que adecuar a ello tu planteamiento de dirección.
Disfruta del día!
Rafael Valero
PD – Trabajar con grupos de tareas similares te hace más productivo.
PD2 – Si estás pasando por una situación especialmente complicada de falta de organización y no encuentras el por qué, hablemos.
