¿Nunca te ha pasado eso de hacer algo, y cuando has acabado -o estás en plena tarea- pensar…”hubiera sido mejor hacer esa otra cosa…”?
Por ejemplo:
“Has decidido fregar el suelo porque está sucio, y cuando estás fregando te das cuenta de que quizá habría sido mejor barrer antes”.
Te ha pasado ¿verdad?
Pues bien, esto nos pasa a la mayoría de los mortales como consecuencia de la falta de planificación.
Y aunque no siempre podemos considerarlo una pérdida de tiempo, casi siempre suele hacer que avancemos más lento.
Pero bueno, como con casi todo, para esto también hay solución, y consiste en responderte a 4 preguntas antes de iniciar cualquier tarea.
1ª pregunta: ¿Esta tarea es prioritaria?
Es decir, de entre todo lo que tengo por hacer, ¿esto es lo más importante y urgente que debería hacer?
Y también, ¿he de terminar algo antes de hacer esto?
2ª pregunta: ¿Tengo tiempo suficiente para hacerlo ahora?
Si la respuesta a esta pregunta es que no, o que no estás seguro, NO LA EMPIECES.
Porque mira, empezar a hacer algo que te va a llevar, por ejemplo, 2 horas cuando sólo tienes 1, no supondrá que cuando la retomes vayas a dedicar sólo la hora restante, sino que tendrás que dedicarle más tiempo porque deberás recuperar lo que ya habías hecho, releerlo o volver a preparar lo que sea, y al final, lo que te debería haber llevado 2 horas, acabará ocupándote 2,5 horas, o más.
Así que no la empieces. O buscas un hueco en tu agenda donde meterlo, o divides la tarea en partes más pequeñas.
Y te recomiendo que seas pesimista, y si piensas que vas a necesitar 1 hora, calcules 1,5 horas.
3ª pregunta: ¿Tengo todo lo que necesito para hacerlo?
Si para hacer algo vas a precisar de distintas herramientas o recursos y no los tienes todos a mano, no lo empieces.
Primero recopila todo lo que necesitas y cuando lo tengas todo, entonces la ejecutas, porque sino, seguramente dedicarás más tiempo paseándote arriba y abajo buscando cosas que realizando la tarea.
Sé que es obvio, pero la cuestión es que muchas veces nos ponemos a hacer una tarea sin pensar, y cuando estamos en medio es cuando nos damos cuenta de que nos faltan recursos.
Y eso se soluciona haciéndote la pregunta antes de empezar.
4ª pregunta: ¿Tengo las ganas suficientes para hacerlo?
Según tus circunstancias es probable que independientemente de cuál sea la respuesta a esta pregunta, tengas que ejecutar el trabajo.
Pero en la medida de lo posible intenta basarte en ello, porque hacer algo que requiere de mucha atención cuando estás cansado o desmotivado, sólo te va a servir para tardar más en acabarlo y para incrementar tu estrés.
Si no te ves con ganas, no empieces y ya lo harás en otro momento, porque no siempre puedes elegir lo que haces, pero sí deberías elegir la actitud que le pones.
Es posible que pienses que es un rollo tener que hacerte estas preguntas cada vez que tengas que enfrentarte a tus pendientes.
Pero también es cierto que llega un momento en que lo haces de manera casi automática y apenas te lleva unos segundos.
Y en cualquier caso, si dedicando unos minutos a planificar la tarea te vas a ahorrar mucho tiempo, creo yo que merece la pena, ¿no?
Que la productividad te acompañe!
Rafael Valero
PD – No puedes ahorrar tiempo, pero sí puedes sacar el máximo provecho al que tienes, dedicándole el tiempo justo y no más a lo que sea que tengas que hacer.
