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Menos diapositivas es más tiempo

Por Rafael Valero

Con mi última empresa.

La grande.

Esa en la que tenía ciento y pico empleados.

Perdía muchísimo tiempo en reuniones de equipo.

Cada día tenía al menos una.

Los lunes con producción.

Los martes con recursos humanos.

Los miércoles con ventas.

Los jueves con administración.

Y los viernes, con todos juntos.

Y a todas estas, súmale las de crisis que surgían demasiado a menudo.

Pues bien, la cuestión es que eran muchas horas “perdidas” que no solo no me dejaban trabajar en otras cosas, sino que, además, me costaban un pastón.

Y en mi búsqueda de métodos para aligerar los temas, encontré uno que lo mejoró bastante.

No te puedo decir dónde lo encontré, porque no me acuerdo.

Pero oye, fue un antes y un después.

Al menos las de los viernes que se hacían muy largas y muchas veces no se aclaraba nada.

Verás, la mayoría de esas reuniones eran las típicas de PowerPoint.

Ya sabes, esas en las que uno explica lo que sea que tiene que explicar, a través de diapositivas en una pantalla.

Algunos se lo curraban mucho y quedaban muy bonitas y claras.

Pero otros no eran tan duchos y daba hasta pena mirarlas.

La cuestión es que yo pensaba que, además del tiempo que usaban para la presentación, también habían “perdido” el tiempo en preparar las diapositivas.

Y ese tiempo lo pagaba yo, claro.

Así que implanté lo que te voy a contar ahora.

De primeras, prohibí las presentaciones en PowerPoint.

Y, de segundas, les obligué a seguir el siguiente formato:

Cada uno debía enviar a todos los asistentes, un par de días antes de la reunión, una especie de memorándum explicando los puntos que iba a exponer.

Así, cuando llegaran a la reunión ya sabrían los temas y podríamos pasar directamente a discutirlos.

Pero no funcionó.

¿Sabes por qué?

Pues porque algunos decían que no tenían tiempo de leérselo y, por lo tanto, en la reunión había que seguir dedicando tiempo a contarlo.

Algo que, como comprenderás, no nos ahorraba tiempo y, además, fastidiaba a los que sí que se lo habían leído.

Entonces hice una modificación más, que ya fue la guinda del pastel.

El memorándum debían hacerlo igual, solo que no debían enviárselo a nadie.

Se lo tendrían que leer en la misma reunión.

Es decir, cuando llegaban a la sala de reuniones, cada uno tenía en su sitio el memorándum, que generalmente no superaba una página.

Y los primeros minutos de la reunión se dedicaban en exclusiva a que cada uno se lo leyera.

Nadie hablaba ni pedía aclaraciones.

Solo se leía.

Y una vez que todos lo habían leído, entonces se discutía.

Ya está.

Así de fácil.

¿Sabes cuánto tiempo ahorramos de media por reunión?

Media hora.

Quizá pienses que media hora tampoco es tanto.

Pero haz los cálculos de cuánto le cuesta a una empresa media hora del sueldo de 5 o 6 personas que ocupan puestos de dirección, y después lo multiplicas por las 52 semanas que tiene un año, y lo verás.

Bueno, no hace falta que hagas los cálculos, que ya te lo digo yo… un dineral.

Y a ese ahorro, sumémosle el tiempo que ya no tenían que perder buscando fotos bonitas para el PowerPoint.

Lo dicho, un gran ahorro.

Probablemente tú no tengas todavía puestos de dirección en tu empresa.

O quizá sí, pero no tienes pérdidas de tiempo con las reuniones.

No lo sé.

Pero si lo tienes, prueba este sistema, porque te sorprenderá lo mucho que se avanza.

¡Que pases un buen día!
Rafael Valero

PD – Si haces la prueba ya me contarás qué tal te ha ido.

PD2 – Si necesitas solucionar temas de productividad con tu personal, prueba aquí

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